A contabilidade reduz riscos fiscais em empresas do Simples Nacional ao organizar documentos, conferir receitas, calcular tributos e acompanhar obrigações que continuam existindo mesmo dentro do regime simplificado.

Por exemplo, falhas no PGDAS-D, na DEFIS, na emissão de documentos fiscais ou na classificação das receitas podem gerar multas, diferenças de tributos e notificações.

Portanto, contar com uma contabilidade especializada, como a Celler Contábil, pode ajudar a identificar inconsistências e corrigir procedimentos antes que elas produzam consequências maiores.

O Simples Nacional foi instituído pela Lei Complementar nº 123/2006 e reúne, em regra, diversos tributos em uma única guia, o Documento de Arrecadação do Simples Nacional. Entretanto, nem todos os tributos, retenções e obrigações estão necessariamente incluídos no DAS.

Além disso, a empresa continua sujeita a obrigações federais, estaduais, municipais, trabalhistas e previdenciárias, conforme suas atividades e sua estrutura.

Por Que Empresas do Simples Nacional Enfrentam Riscos Fiscais?

Muitas empresas acreditam que o regime simplificado elimina a necessidade de controles detalhados. No entanto, o Simples Nacional apenas simplifica determinadas formas de apuração e recolhimento.

Entre os riscos mais frequentes estão:

• Omissão de receitas;
• Classificação incorreta das atividades;
• Segregação inadequada das receitas;
• Aplicação incorreta de anexos;
• Erros no fator “r”;
• Atraso no PGDAS-D;
• Atraso ou incorreção na DEFIS;
• Notas fiscais emitidas com dados incorretos;
• Débitos tributários;
• Mistura entre contas pessoais e empresariais;
• Falta de conciliação bancária;
• Desenquadramento por excesso de receita;
• Pendências cadastrais ou fiscais;
• Descumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias.

A Receita Federal e os demais fiscos podem cruzar informações provenientes de notas fiscais, movimentações financeiras, declarações, folha de pagamento e documentos eletrônicos.

Consequentemente, divergências entre o faturamento declarado e os valores efetivamente recebidos podem gerar intimações ou procedimentos de fiscalização.

A contabilidade ajuda a reduzir esses riscos, mas não garante ausência de fiscalização, autuação ou exclusão.

O Papel da Contabilidade na Prevenção de Multas e Autuações

A contabilidade atua no acompanhamento das obrigações principais e acessórias.

Entre suas funções estão:

• Conferir as receitas;
• Classificar corretamente as atividades;
• Calcular os tributos;
• Preencher o PGDAS-D;
• Elaborar a DEFIS;
• Controlar o limite de receita;
• Acompanhar o fator “r”;
• Processar a folha;
• Registrar o pró-labore;
• Conciliar contas bancárias;
• Orientar a emissão de notas;
• Monitorar débitos e pendências;
• Manter a escrituração contábil.

Esse acompanhamento reduz o risco de informações incompatíveis entre os sistemas.

Entretanto, a contabilidade depende do envio completo e correto dos documentos pela empresa. O contador não consegue identificar receitas, contratos ou movimentações que não tenham sido informados.

PGDAS-D: Prazo e Multas a Partir de 2026

O PGDAS-D deve ser transmitido até o dia 20 do mês seguinte ao período em que a receita foi auferida.

A partir de 1º de janeiro de 2026, a multa por atraso passou a ser calculada desde o dia seguinte ao término do prazo original. A penalidade é de 2% ao mês-calendário ou fração, limitada conforme a legislação, com multa mínima de R$ 50 para cada período de apuração entregue em atraso. A penalidade também pode alcançar informações incorretas ou omitidas.

Portanto, não basta emitir o DAS. A empresa precisa conferir se todas as receitas foram declaradas e segregadas corretamente.

Por exemplo, devem ser analisadas separadamente, quando aplicável:

• Receitas de comércio;
• Receitas de indústria;
• Prestação de serviços;
• Operações sujeitas à substituição tributária;
• Receitas com retenção de ISS;
• Receitas sujeitas ao fator “r”;
• Receitas tributadas por anexos diferentes;
• Exportações;
• Receitas monofásicas;
• Operações com tributação específica.

Uma classificação incorreta pode gerar recolhimento inferior ou superior ao devido.

DEFIS: Prazo e Penalidades

A DEFIS reúne informações econômicas, fiscais e societárias das empresas optantes pelo Simples Nacional.

O prazo normal de entrega termina em 31 de março do ano seguinte ao período informado. Assim, a DEFIS referente ao ano-calendário de 2025 teve prazo até 31 de março de 2026.

A partir de 2026, a falta de entrega ou a apresentação fora do prazo pode gerar multa de 2% ao mês-calendário ou fração sobre o total dos tributos informados, com multa mínima de R$ 200. Informações incorretas ou omitidas também estão sujeitas a penalidade própria.

Por isso, a contabilidade deve conferir, entre outros elementos:

• Receitas;
• Ganhos de capital;
• Estoques;
• Saldos de caixa e bancos;
• Distribuição de lucros;
• Quantidade de empregados;
• Participação dos sócios;
• Entradas interestaduais;
• Informações municipais.

Fator “R” e Enquadramento nos Anexos

O fator “r” se aplica às atividades expressamente submetidas a essa regra.

O cálculo considera a relação entre a folha de salários dos 12 meses anteriores e a receita bruta acumulada nos mesmos 12 meses.

Quando o resultado for igual ou superior a 28%, as receitas sujeitas ao fator “r” são tributadas pelo Anexo III. Quando for inferior a 28%, são tributadas pelo Anexo V.

A folha utilizada no cálculo não corresponde a qualquer saída financeira. Devem ser considerados apenas os valores admitidos pelas regras do Simples Nacional, como remunerações, pró-labore e encargos que efetivamente integrem o conceito legal.

Portanto, não se deve aumentar artificialmente o pró-labore ou criar contratações apenas para alterar o anexo.

O planejamento deve considerar:

• Custo previdenciário;
• Encargos trabalhistas;
• Necessidade real de pessoal;
• Resultado do fator “r”;
• Faixa de receita;
• Alíquota efetiva;
• Fluxo de caixa;
• Riscos trabalhistas.

Também não ocorre uma migração definitiva da empresa para o Anexo III ou V. O enquadramento é verificado conforme o fator “r” de cada período.

Passos Práticos para Implementar uma Contabilidade Preventiva

1. Diagnóstico da situação fiscal

A primeira etapa consiste em levantar:

• Regime tributário;
• Atividades cadastradas;
• Receitas declaradas;
• Notas fiscais;
• Extratos bancários;
• Débitos;
• Parcelamentos;
• Folha de pagamento;
• Pró-labore;
• Obrigações em atraso;
• Comunicações recebidas no DTE-SN.

A Celler Contábil pode comparar essas informações e identificar divergências.

2. Organização dos documentos

A empresa deve manter organizados:

• Notas fiscais emitidas e recebidas;
• Extratos bancários;
• Comprovantes de despesas;
• Contratos;
• Relatórios de vendas;
• Folha de pagamento;
• Documentos dos sócios;
• Guias de tributos;
• Comprovantes de parcelamentos;
• Controle de estoque.

O Livro Caixa pode ser exigido ou utilizado em situações específicas, mas não substitui necessariamente a escrituração contábil completa.

3. Conciliação bancária

A conciliação compara os registros financeiros com os extratos bancários.

Ela ajuda a identificar:

• Receitas não registradas;
• Pagamentos duplicados;
• Transferências dos sócios;
• Despesas pessoais pagas pela empresa;
• Taxas bancárias;
• Estornos;
• Recebimentos sem documento fiscal.

A existência de valores nas contas bancárias sem origem identificada pode gerar questionamentos.

4. Apuração mensal

O PGDAS-D deve ser preenchido com base nas receitas efetivamente auferidas e nas regras aplicáveis à empresa.

A contabilidade precisa conferir:

• Competência;
• Regime de caixa ou competência adotado;
• Anexo aplicável;
• Segregação das receitas;
• Retenções;
• Substituição tributária;
• Tributação monofásica;
• Exportações;
• Fator “r”.

5. Acompanhamento do limite de receita

O limite geral de receita bruta anual para empresa de pequeno porte no Simples Nacional é de R$ 4,8 milhões.

Entretanto, existem sublimites relacionados ao recolhimento de ICMS e ISS, além de regras específicas para início de atividade e excesso de receita.

Por isso, o faturamento deve ser acompanhado mensalmente.

O excesso pode gerar:

• Recolhimento de ICMS ou ISS fora do DAS;
• Exclusão do regime;
• Efeitos no próprio ano ou no ano seguinte;
• Necessidade de recalcular tributos;
• Novas obrigações acessórias.

6. Cumprimento das obrigações acessórias

As empresas do Simples podem estar sujeitas, conforme sua atividade e estrutura, a:

• PGDAS-D;
• DEFIS;
• NFS-e;
• NF-e;
• NFC-e;
• eSocial;
• EFD-Reinf;
• DCTFWeb;
• obrigações estaduais;
• declarações municipais;
• livros fiscais;
• registros trabalhistas.

Não existe uma lista única aplicável a todas as empresas. As exigências variam conforme o setor, o estado, o município, a folha e as operações.

Emissão de Notas Fiscais

A emissão correta de documentos fiscais é um dos principais pontos de prevenção.

A empresa deve verificar:

• Atividade prestada;
• CNAE;
• Código de serviço;
• NCM;
• CFOP;
• Município de incidência;
• Retenções;
• Substituição tributária;
• Tributação monofásica;
• Dados do cliente;
• Valor da operação;
• Cancelamentos e devoluções.

Uma nota fiscal incorreta pode afetar o PGDAS-D, o ISS, o ICMS e os cruzamentos fiscais.

Além disso, a empresa deve conciliar as notas emitidas com:

• Recebimentos bancários;
• Cartões;
• plataformas digitais;
• boletos;
• dinheiro;
• marketplaces;
• sistemas de vendas.

Separação Entre Finanças Pessoais e Empresariais

Misturar as contas dos sócios com as contas da empresa prejudica a contabilidade e aumenta o risco de inconsistências.

A empresa deve possuir conta bancária própria e registrar corretamente:

• Pró-labore;
• Distribuição de lucros;
• Empréstimos dos sócios;
• Adiantamentos;
• Reembolsos;
• Integralização de capital;
• Retiradas.

A distribuição de lucros precisa estar fundamentada nos resultados e na escrituração contábil.

Sem contabilidade regular, podem existir limitações ao valor que pode ser tratado como lucro distribuído conforme as regras tributárias.

Débitos e Risco de Exclusão do Simples Nacional

A existência de débitos tributários pode levar à emissão de Termo de Exclusão.

Em comunicações de exclusão, o contribuinte deve verificar a data de ciência e os prazos aplicáveis.

Em 2025, a legislação ampliou para 90 dias, contados da ciência do Termo de Exclusão, o prazo de regularização dos débitos nas situações abrangidas, enquanto o prazo para contestação permaneceu em 30 dias.

A regularização pode ocorrer, conforme o caso, mediante:

• Pagamento;
• Parcelamento;
• Compensação admitida;
• Contestação;
• Correção de pendências cadastrais.

Se a dívida já tiver sido enviada à Dívida Ativa da União, a negociação passa a ser realizada perante a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional.

A contabilidade pode auxiliar no levantamento das pendências, mas a empresa precisa respeitar rigorosamente os prazos indicados em cada comunicação.

Impacto da Reforma Tributária no Simples Nacional

A reforma tributária preservou o Simples Nacional, mas introduziu novas escolhas relacionadas ao IBS e à CBS.

Para 2027, a opção pelo Simples Nacional passou a seguir novo calendário. A escolha para o ano de 2027 deve ser realizada entre 1º e 30 de setembro de 2026, conforme as regras divulgadas pelo Comitê Gestor.

No mesmo período, a empresa poderá decidir se deseja recolher IBS e CBS dentro do DAS ou pelo regime regular, fora da guia única, para o primeiro semestre de 2027. Quem não fizer essa escolha continuará, em regra, com os novos tributos dentro do Simples.

Essa decisão precisa considerar:

• Perfil dos clientes;
• Créditos recebidos;
• Créditos transferidos;
• Regime dos fornecedores;
• Margem;
• Custos de adaptação;
• Obrigações adicionais;
• Fluxo de caixa.

Não é correto afirmar que recolher IBS e CBS fora do DAS será sempre mais vantajoso.

Reforma Tributária: O Que Empresas Precisam Revisar na Contabilidade apresenta os principais procedimentos relacionados à adaptação.

Quando Considerar a Mudança de Regime?

A mudança deve ser analisada quando ocorrerem situações como:

• Crescimento do faturamento;
• Margem reduzida;
• Folha elevada ou reduzida;
• Mudança das atividades;
• Aumento das receitas sujeitas ao Anexo V;
• Perda de competitividade comercial;
• Necessidade de aproveitar créditos;
• Superação de limites;
• Alteração na estrutura societária;
• Novas operações interestaduais.

Quando Migrar do Simples Nacional Para Outro Regime Tributário? é uma decisão que deve comparar o Simples com o Lucro Presumido e o Lucro Real.

A comparação não deve considerar apenas a alíquota nominal. Também precisam ser avaliados:

• IRPJ;
• CSLL;
• PIS e Cofins;
• IBS e CBS;
• ICMS;
• ISS;
• Contribuições previdenciárias;
• Obrigações acessórias;
• Custos contábeis;
• Fluxo de caixa.

Exemplos Práticos e Cenários Hipotéticos

Clínica sujeita ao fator “r”

Considere uma clínica optante pelo Simples Nacional que presta serviços sujeitos ao fator “r”.

A contabilidade identifica que determinadas remunerações não haviam sido consideradas corretamente e refaz o cálculo conforme a legislação.

Dependendo do resultado, a receita pode ser tributada pelo Anexo III ou pelo Anexo V.

Esse ajuste não garante economia, pois o custo da folha e os encargos também precisam ser considerados.

Empresa com receitas classificadas incorretamente

Uma empresa comercial informa como receita comum uma operação sujeita à tributação monofásica.

A revisão identifica a classificação incorreta e ajusta a apuração.

O caso pode resultar em imposto pago a maior ou a menor, dependendo das circunstâncias. Qualquer pedido de restituição ou correção deve ser precedido de análise documental.

Empresa com débitos

Uma empresa recebe um Termo de Exclusão e procura orientação antes do término do prazo.

A contabilidade levanta os débitos, confere se já houve pagamento ou parcelamento e orienta sobre as providências cabíveis.

Esses exemplos são hipotéticos e não representam casos comprovadamente atendidos pela Celler Contábil.

Dicas para Gestores de Empresas do Simples Nacional

• Registre todas as receitas;
• Emita os documentos fiscais correspondentes;
• Separe as contas pessoais e empresariais;
• Concilie os extratos bancários;
• Acompanhe o faturamento acumulado;
• Calcule o fator “r” quando aplicável;
• Consulte o DTE-SN regularmente;
• Mantenha os dados cadastrais atualizados;
• Envie documentos à contabilidade dentro do prazo;
• Revise o regime tributário periodicamente;
• Não ignore notificações;
• Não altere folha ou pró-labore apenas para reduzir tributos.

Dúvidas Frequentes

1. Como a contabilidade reduz riscos fiscais no Simples Nacional?

Por meio da apuração correta, da revisão dos documentos, do acompanhamento das obrigações e da identificação de divergências.

No entanto, a contabilidade não elimina todos os riscos e depende da colaboração da empresa.

2. Quais são as multas do PGDAS-D em 2026?

A partir de 1º de janeiro de 2026, o atraso está sujeito à multa de 2% ao mês-calendário ou fração, calculada desde o dia seguinte ao vencimento, com multa mínima de R$ 50 por período de apuração.

3. A DEFIS também gera multa?

Sim. A partir das novas regras, a entrega fora do prazo está sujeita a multa de 2% ao mês ou fração sobre os tributos informados, com valor mínimo de R$ 200.

4. O fator “r” pode reduzir os impostos?

Ele pode fazer com que determinadas receitas sejam tributadas pelo Anexo III em vez do Anexo V quando o resultado for igual ou superior a 28%.

Entretanto, isso não significa economia automática, pois a folha e os encargos também representam custos.

5. Toda empresa de serviços está sujeita ao fator “r”?

Não. O fator “r” se aplica somente às atividades previstas na legislação.

6. Preciso de contador mesmo no Simples Nacional?

A empresa precisa manter controles, registros e obrigações contábeis compatíveis com sua atividade.

O suporte de um profissional da contabilidade é importante para a escrituração, a elaboração das demonstrações, a apuração e o cumprimento das obrigações.

7. Como a reforma tributária afeta o Simples?

O regime permanece, mas as empresas deverão avaliar o recolhimento do IBS e da CBS dentro do DAS ou pelo regime regular, conforme os prazos e condições aplicáveis a partir de 2027.

8. O que fazer se a empresa tiver dívidas?

Levante as pendências e verifique as possibilidades de pagamento, parcelamento, compensação ou contestação.

Não ignore o Termo de Exclusão nem deixe os prazos expirarem.

9. Quanto tempo leva para organizar a contabilidade?

Depende do volume de documentos, da quantidade de pendências, dos períodos não escriturados e da complexidade das operações.

Não existe prazo único aplicável a todas as empresas.

Benefícios de uma Contabilidade Especializada

A Celler Contábil pode contribuir para:

• Organização dos documentos;
• Apuração correta;
• Controle das obrigações;
• Identificação de divergências;
• Acompanhamento do fator “r”;
• Monitoramento do faturamento;
• Consulta de pendências;
• Planejamento tributário;
• Preparação para a reforma tributária.

Entretanto, o serviço não garante redução de impostos, ausência de multas, permanência no regime ou crescimento do negócio.

Os resultados dependem das informações fornecidas, da situação fiscal e das decisões da empresa.

Impacto Educacional e Estratégico da Contabilidade

Orientar gestores e equipes sobre as obrigações fiscais pode reduzir erros operacionais.

Por exemplo, pessoas responsáveis por vendas e emissão de notas precisam compreender:

• Qual documento emitir;
• Quando emitir;
• Como cancelar;
• Como tratar devoluções;
• Quais dados conferir;
• Como registrar os recebimentos.

A cultura de conformidade depende da participação de toda a empresa, e não apenas do contador.

Em resumo, a contabilidade reduz riscos fiscais em empresas do Simples Nacional ao organizar informações, acompanhar obrigações, revisar apurações e identificar inconsistências.

O regime simplificado não elimina a necessidade de controle contábil, fiscal, trabalhista e financeiro.

Além disso, as novas regras de multa do PGDAS-D e da DEFIS em vigor desde janeiro de 2026 aumentam a importância do cumprimento dos prazos.

A reforma tributária também exige atenção às escolhas relacionadas ao IBS e à CBS para 2027.

A Celler Contábil pode apoiar sua empresa na revisão dos procedimentos e na avaliação dos riscos.